دليل تهيئة وإعداد نظام MaxFlow HR

تُستخدم الأقسام لتنظيم الهيكل الإداري للشركة، مثل HR، المالية، المبيعات، IT، الإدارة وغيرها. يساعد إعداد الأقسام بشكل صحيح على ربط الموظفين بالقسم المناسب وتسهيل إدارة البيانات والتقارير لاحقًا.

يحدد المسمى الوظيفي للموظف، مثل مطوّر برمجيات، مدير مالي. ويُعد المسمى الوظيفي مستقلًا عن القسم، لذلك يمكن استخدام المسمى نفسه في أكثر من قسم.

يحدد نوع الدوام أوقات بداية ونهاية الوردية الرسمية، ويمكن تفعيل الحضور التلقائي لاحتساب الحضور والانصراف تلقائيًا بناءً على سجلات الدخول والخروج.

بمجرد تفعيل خيار تفعيل الحضور التلقائي، يظهر قسمان إضافيان أسفل النموذج: إعدادات الحضور التلقائي وإعدادات فترة السماح للحضور التلقائي، وفيهما تُضبط تفاصيل دقيقة لطريقة احتساب الحضور تلقائيًا.

تُستخدم قائمة العطل لإعداد قائمة العطل الخاصة بالشركة، وتشمل العطل الرسمية وأيام العطلة الأسبوعية معًا. تُستخدم هذه القائمة لاحقًا في احتساب الحضور والإجازات بدقة، حيث يستثنيها النظام من أيام العمل الفعلية.

بعض العطل لا تتكرر بنفس التاريخ كل سنة (كالأعياد الدينية)، فلا يمكن توليدها تلقائيًا كما في العطلة الأسبوعية. تُضاف هذه العطل يدويًا .

يحدد نوع الإجازة وقواعدها، مثل الإجازة السنوية أو المرضية أو الأمومة. ويمكن تحديد إعدادات خاصة بكل نوع، مثل الحد الأقصى للأيام، ترحيل الرصيد، الإجازة بدون راتب، وطريقة احتساب الرصيد.

عند تفعيل خيار هل تضاف في العام التالي، يظهر قسم إضافي باسم المضي قدما يتيح تحديد قواعد ترحيل رصيد الإجازات غير المستخدم إلى الفترة التالية.

يمكن إعداد الإجازة المكتسبة بحيث يتراكم رصيد الإجازة تلقائيًا بشكل شهري، بدلًا من منح الموظف كامل رصيد الإجازة السنوي دفعة واحدة في بداية السنة.

يُستخدم حقل الحد الأدنى لأيام المستند الداعم لتحديد عدد أيام الإجازة المرضية التي يمكن للموظف الحصول عليها قبل أن يصبح إرفاق مستند داعم، مثل التقرير الطبي، إلزاميًا.

تجمع سياسة الإجازات أنواع الإجازات التي تعتمدها الشركة ضمن سياسة واحدة، مع تحديد قواعد واستحقاق كل نوع. بعد إعدادها، يمكن ربط السياسة بالموظفين لتطبيق إعدادات الإجازات عليهم.

يتيح خيار التخصيص الإضافي زيادة رصيد الإجازة السنوية للموظف عند إكمال عدد محدد من سنوات الخدمة. مثال: إذا كان الاستحقاق الأساسي 14 يومًا سنويًا، وأصبح الاستحقاق 21 يومًا بعد إكمال 5 سنوات من الخدمة، تتم إضافة 7 أيام إلى الرصيد الأساسي ليصبح إجمالي الاستحقاق 21 يومًا سنويًا.

تحدد فترة الإجازات الفترة الزمنية (غالبًا سنة كاملة) التي تُحتسب خلالها استحقاقات الإجازات وأرصدتها، وتُستخدم لاحقًا كمرجع عند إعداد سياسات الإجازات وتخصيص الأرصدة.

بعد حفظ فترة الإجازة، اضغط على منح إجازات لبدء تخصيص أرصدة الإجازات للموظفين وفقًا للفلاتر التي سيتم تحديدها.

بعد اعتماد رصيد الإجازة (تأكيد)، إذا احتجت منح الموظف أيامًا إضافية استثنائية دون إنشاء تخصيص جديد بالكامل، يمكن استخدام خيار منح إجازات إضافية من داخل السجل نفسه.

يعرض تقرير رصيد الإجازة أرصدة الإجازات لجميع الموظفين في شاشة واحدة، مع توضيح رصيد كل موظف حسب نوع الإجازة. يسهّل التقرير مراجعة الأرصدة والتأكد من صحتها دون الحاجة إلى فتح سجل تخصيص الإجازة لكل موظف بشكل منفصل.

تُستخدم طلب إجازة قصيرة لتقديم طلب إجازة لعدد محدد من الساعات خلال يوم العمل نفسه، مثل الخروج من العمل لفترة قصيرة أو التأخر عن بداية الدوام، بدلًا من تقديم طلب إجازة ليوم كامل.

تُستخدم طلب الإجازة لتقديم طلب إجازة ليوم كامل أو لعدة أيام متتالية. يعتمد الطلب على رصيد الإجازة المخصص للموظف (تخصيص الإجازة)، ويتم احتساب أيام الإجازة من الرصيد عند اعتماد الطلب وفق إعدادات النظام.

ابدأ بإنشاء حساب المستخدم أولًا، ثم استخدمه لاحقًا لربطه بسجل الموظف.

بعد إنشاء حساب المستخدم، يتم إنشاء سجل الموظف وربطه بحساب المستخدم نفسه. يتضمن سجل الموظف البيانات الوظيفية الأساسية، مثل القسم، المسمى الوظيفي، وتاريخ المباشرة.

يربط هذا القسم الموظف بإعدادات الحضور والإجازات التي تم إعدادها مسبقًا، ويحدد الإعدادات التي تنطبق عليه.

يحدد قسم بيانات الراتب طريقة استلام الموظف لراتبه.

يتضمن نموذج الموظف أقسامًا إضافية اختيارية يمكن تعبئتها حسب حاجة الشركة. كما يمكن تخصيص الحقول الظاهرة في هذه الأقسام، سواء بإضافة حقول جديدة أو حذف الحقول غير المطلوبة، بما يتناسب مع متطلبات كل شركة.

يمثل تسجيل حضور الموظف السجل الذي تُحفظ فيه حركات تسجيل الدخول والخروج للموظفين. تُنشأ هذه السجلات تلقائيًا من خلال طرق تسجيل الحضور المعتمدة في النظام.

يمكن للمسؤول استخدام هذا السجل لمراجعة حركات الموظفين والتحقق من أوقات الدخول والخروج وطريقة التسجيل، كما يمكنه تعديل سجل موجود أو إنشاء سجل جديد يدويًا عند الحاجة.

يُستخدم طلب تسجيل دخول/ خروج لتقديم طلب لإضافة أو تصحيح حركة دخول أو خروج للموظف، مثل حالات نسيان تسجيل الحركة أو وجود خطأ في بياناتها.

يمكن تقديم الطلب من خلال النظام أو تطبيق الموظفين، ثم تتم مراجعته من قبل المسؤول المعني. عند إنشاء الطلب، تكون حالته قيد العمل. بعد مراجعة البيانات واعتماد الطلب من خلال الضغط على تأكيد، يتم اعتماد الحركة وتسجيلها في سجل حضور الموظف.

يمكن للموظف إنشاء طلب لإضافة أو تصحيح حركة حضور من خلال الضغط على جديد، ثم تعبئة بيانات الطلب المطلوبة.

يتيح حضوري (My Attendance) للموظف مراجعة سجل حضوره اليومي، بما يشمل حالة الحضور، وحركات تسجيل الدخول والخروج، وساعات العمل المسجلة لكل يوم.

يتيح تقرير ملخص حالة الحضور للمسؤول مراجعة حالة حضور الموظفين خلال فترة زمنية محددة، والتعرف على الحالات التي تحتاج إلى متابعة.

يتيح استراحة الموظف للمسؤول متابعة فترات استراحة الموظفين، بما يشمل وقت بدء الاستراحة ووقت العودة إلى العمل، ومراجعة الحركات المسجلة وتفاصيلها.

تُستخدم ساعة الحضور لإدارة إعدادات تسجيل الحضور والانصراف المعتمدة في النظام، وفق طريقة التسجيل والموقع أو الجهاز المرتبط بها.

يدعم النظام أربع طرق لتسجيل الحضور والانصراف، ولكل طريقة متطلبات وإعدادات خاصة بها. ويتم إعداد وربط كل طريقة من خلال فريق MaxFlow لضمان عملها بالشكل الصحيح وربط حركات تسجيل الحضور بسجل الحضور في النظام.

يُستخدم الحضور لتسجيل ومتابعة حالة حضور الموظفين خلال فترة زمنية محددة، وتُستخدم بيانات الحضور وساعات العمل المسجلة ضمن العمليات المرتبطة بالدوام والرواتب وفق إعدادات النظام.

يُستخدم سجل الحضور الشهري لعرض سجل حضور الموظفين خلال شهر محدد، بحيث يتيح للمسؤول متابعة الحضور والغياب بشكل شهري من خلال تقرير واحد.

يُستخدم نوع القرض لتعريف القواعد الأساسية للقرض، مثل الحد الأقصى لقيمة القرض، ومعدل الفائدة (إن وجد)، وشروط السداد. ويُعاد استخدام نوع القرض عند تقديم طلب قرض جديد من الموظف.

عند اختيار سداد قيمة ثابتة لكل فترة كطريقة سداد افتراضية، يُحدد مبلغ سداد ثابت لكل فترة، ويظهر حقل Default Repayment Amount لإدخال قيمة القسط.

عند اختيار سداد على عدد فترات، يُحدد عدد أشهر السداد، ويقوم النظام باحتساب قيمة القسط وفق مبلغ القرض وعدد الفترات بدل تحديد مبلغ القسط مباشرة.

بعد إعداد نوع القرض، يمكن للموظف تقديم طلب القرض من خلال النظام أو تطبيق الموظفين، مع تحديد نوع القرض والمبلغ المطلوب وباقي بيانات الطلب. بعد استكمال الطلب واعتماده وفق إعدادات النظام، يمكن إنشاء القرض الفعلي.

بعد اعتماد طلب القرض، يتم إنشاء سجل القرض الفعلي مباشرة من داخل الطلب نفسه، ليحتوي على جدول السداد التفصيلي وبيانات الحسابات المحاسبية المرتبطة.

يتيح تقرير ملخص طلب القرض متابعة وتحليل طلبات القروض ضمن الفترة المحددة، مع إمكانية تصفية النتائج حسب الحالة، مما يساعد على الوصول السريع إلى الطلبات ومراجعة حالتها.

يُستخدم مكوّن الراتب لتعريف عنصر من عناصر راتب الموظف وتحديد نوعه وطريقة احتسابه. وتنقسم عناصر الراتب بشكل أساسي إلى نوعين:

الخيارات الإضافية: تظهر في الجهة اليمنى من نموذج مكوّن الراتب مجموعة من الخيارات التي تتحكم في طريقة احتساب عنصر الراتب أو طريقة التعامل معه. يوضح الجدول التالي وظيفة كل خيار.

بعد الحفظ: يمكن استخدام مكوّنات الراتب التي تم إنشاؤها عند إعداد هيكل الراتب وإضافتها إلى جدولي المستحقات والخصومات.

يُستخدم هيكل الراتب لتجميع عناصر الراتب، سواء كانت مستحقات أو خصومات، التي تم إنشاؤها مسبقًا ضمن مكوّنات الراتب، وتحديد طريقة احتسابها ضمن راتب الموظف. ويمكن إنشاء أكثر من هيكل راتب وفقًا لطبيعة الموظفين وطريقة احتساب رواتبهم، مثل هيكل للراتب الثابت وآخر للموظفين الذين تُحتسب رواتبهم بناءً على ساعات العمل.

يُستخدم تعيين هيكل الراتب لربط هيكل الراتب بموظف محدد، وتحديد تاريخ بدء تطبيق الهيكل عليه، والقيم الفعلية (مثل الأساسي (Base) والمتغيّر (Variable)) التي يعتمد عليها الهيكل عند احتساب مستحقات هذا الموظف تحديدًا.

يُستخدم فترة المرتبات لتحديد الفترة الزمنية التي يتم خلالها احتساب رواتب الموظفين، من تاريخ بداية الفترة إلى تاريخ نهايتها.

قبل البدء باحتساب الراتب، يجب التأكد من معالجة سجلات الحضور والانصراف (تسجيل حضور الموظف) وإنشاء سجلات الحضور التلقائي، حتى تعتمد خطوات احتساب الراتب اللاحقة على بيانات حضور صحيحة ومكتملة.

يُستخدم قيد الرواتب لاحتساب رواتب الموظفين لفترة محددة، وتحديد الموظفين المشمولين بالاحتساب، ثم إنشاء قسائم الرواتب بناءً على بيانات الراتب والحضور والإعدادات المرتبطة بكل موظف.