طلب شراء
أمر شراء
استلام البضاعة
فاتورة الشراء
إدارة الموردين
شروط الدفع
مقارنة أسعار
التقارير المالية
نظرة عامة على وحدة المشتريات
فهم دورة الشراء الكاملة في MaxFlow
فيديو تعليمي — مقدمة في دورة المشتريات
مقدمة في دورة المشتريات — انقر للمشاهدة
ما هي وحدة المشتريات؟
وحدة المشتريات في MaxFlow تتحكم بكل ما يتعلق بشراء البضائع والخدمات — من لحظة تقديم طلب الشراء الداخلي، إلى إصدار أمر الشراء للمورد، إلى استلام البضاعة وتسوية الفاتورة وتسجيل الدفعة.
دورة الشراء في MaxFlow تتبع هذا المسار المتكامل:
طلب الشراء
‹
أمر الشراء
‹
استلام البضاعة
‹
فاتورة الشراء
‹
تسوية الدفع
الربط التلقائي بالمخزون والمحاسبة
فور استلام البضاعة، يُحدَّث المخزون تلقائياً. وعند تثبيت فاتورة الشراء، تُسجَّل القيود المحاسبية اللازمة دون أي تدخل يدوي.
مطابقة ثلاثية (3-Way Match)
يضمن النظام تطابق أمر الشراء مع إشعار الاستلام ومع فاتورة المورد قبل إتمام الدفع — وهو معيار محاسبي عالمي لمنع الأخطاء والاحتيال.
الشراء المباشر بدون طلب مسبق
يمكنك إنشاء أمر شراء مباشرة دون طلب شراء مسبق في الحالات الطارئة، غير أن اتباع الدورة الكاملة يُحسّن الرقابة والشفافية.
إعداد الموردين (Suppliers)
أضف موردك قبل البدء بأي عملية شراء
فيديو تعليمي — إنشاء مورد جديد خطوة بخطوة
إنشاء مورد جديد خطوة بخطوة — انقر للمشاهدة
لماذا تُعدّ بيانات المورد مهمة؟
بيانات المورد الدقيقة تضمن دقة الفواتير وتسهّل تتبع المستحقات وتاريخ التعامل. كلما كانت البيانات أكثر تفصيلاً كلما سهّلت التقارير والمحاسبة.
افتح قائمة الموردين
من الصفحة الرئيسية، انقر على المشتريات ← المورد ← + جديد. أو ابحث في شريط البحث عن "Supplier".
أدخل البيانات الأساسية
*اسم الموردالاسم التجاري أو اسم الشركة الكاملة
مجموعة الموردصنّف المورد: موردو مواد خام، تقنية، خدمات...
عملة المورداختر العملة الافتراضية للتعامل (ريال، دولار...)
شروط الدفعمثلاً: نقداً عند الاستلام، 30 يوماً، 60 يوماً
رقم السجل التجاريللأغراض الضريبية والمحاسبية
أضف بيانات التواصل
أدخل العنوان، رقم الهاتف، البريد الإلكتروني، وجهة التواصل الرئيسية. هذه البيانات تظهر تلقائياً في أوامر الشراء.
أضف بيانات الحساب البنكي (اختياري)
في تبويب الحساب البنكي، أدخل بيانات البنك لتسهيل التحويلات المصرفية المستقبلية ومطابقة دفعات المورد.
احفظ السجل
انقر حفظ. الآن أصبح المورد متاحاً في كل طلبات الشراء والفواتير. يمكنك في أي وقت تعديل أي بيانات.
طلب الشراء (Material Request)
بدء عملية الشراء من داخل الشركة
ما هو طلب الشراء؟
طلب الشراء (Material Request) هو وثيقة داخلية يُنشئها موظف أو قسم لطلب شراء صنف أو مادة معينة. بعد الموافقة، يتحول إلى أمر شراء يُرسل للمورد.
انتقل إلى طلب المواد
من القائمة: المشتريات ← طلب مواد ← + جديد. أو ابحث في شريط البحث عن "Material Request".
حدد نوع الطلب
في حقل نوع الطلب اختر: شراء (لأوامر الشراء من الخارج)، أو تحويل مخزون (للنقل الداخلي بين المستودعات)، أو مصنع (لأوامر الإنتاج).
أضف الأصناف المطلوبة
في جدول الأصناف، انقر إضافة صف، ابحث عن الصنف، حدد الكمية المطلوبة والمستودع المستهدف وتاريخ الحاجة المطلوبة.
أرسل الطلب للموافقة
انقر حفظ ثم إرسال. الحالة تتغير من مسودة إلى معتمد. بعد الموافقة يمكن إنشاء أمر الشراء.
أمر الشراء (Purchase Order)
الوثيقة الرسمية التي تُرسل للمورد
أنشئ أمر الشراء
يمكن إنشاؤه من طريقين: من طلب مواد (بالنقر على زر "إنشاء أمر الشراء")، أو مباشرة عبر المشتريات ← أمر الشراء ← + جديد.
اختر المورد وحدد الأصناف
*المورداختر المورد من القائمة (يجب أن يكون معرّفاً مسبقاً)
*تاريخ التسليمالتاريخ المتوقع لاستلام البضاعة
شروط الدفعيُملأ تلقائياً من بيانات المورد، قابل للتعديل
العملةعملة التعامل (ريال / دولار / يورو...)
المستودع المستلِمالمستودع الذي ستستقبل فيه البضاعة
راجع الأصناف والكميات والأسعار
في جدول الأصناف، تأكد من صحة الكميات والأسعار. يمكنك إضافة خصومات على مستوى الصنف أو الإجمالي. تحقق من ضريبة القيمة المضافة إذا انطبقت.
أضف الشروط والملاحظات
في تبويب الشروط والأحكام، أضف أي شروط خاصة بهذا الطلب. يمكن إرفاق مستندات (مواصفات، مخططات) من تبويب المرفقات.
أرسل وطباعة الأمر
انقر إرسال لتثبيت أمر الشراء. ثم انقر طباعة أو إرسال بالبريد لإيصاله للمورد. الحالة تصبح معتمد - قيد التنفيذ.
تتبع الاستلام الجزئي
يدعم MaxFlow الاستلام الجزئي — إذا استلمت جزءاً من الطلبية، يُسجَّل ذلك ويبقى الأمر مفتوحاً للكمية المتبقية حتى اكتمال الاستلام الكامل.
استلام البضاعة (Purchase Receipt)
توثيق استلام البضاعة وتحديث المخزون تلقائياً
ماذا يحدث عند استلام البضاعة؟
بمجرد إنشاء إشعار الاستلام وتثبيته، يُضاف المخزون فوراً في المستودع المحدد وتُسجَّل حركة مخزن تلقائية. هذه هي الخطوة التي "تدخل" فيها البضاعة للنظام.
أنشئ إشعار الاستلام
افتح أمر الشراء المعني وانقر على زر إنشاء ← إشعار استلام. ستنتقل تلقائياً لوثيقة جديدة تحمل بيانات الأمر.
فحص البضاعة المستلمة
قارن البضاعة المستلمة فعلياً بما في الوثيقة. عدّل الكميات إذا كان الاستلام جزئياً. إذا كانت هناك بضاعة معيبة أو مرفوضة، سجّلها في حقل الكمية المرفوضة.
حدد موقع التخزين
في كل صف، تأكد أن المستودع صحيح. يمكنك توزيع الكميات على أرفف أو مناطق مختلفة داخل نفس المستودع إذا كان النظام مُعدّاً للتتبع التفصيلي.
ثبّت إشعار الاستلام
انقر إرسال لتثبيت الإشعار. يتم تلقائياً: تحديث الكميات في المخزون + تسجيل قيد محاسبي لتكلفة البضاعة الواردة. الحالة تصبح مستلم .
فاتورة الشراء (Purchase Invoice)
تسجيل فاتورة المورد وإنشاء المستحقات
أنشئ فاتورة الشراء
أفضل طريقة: افتح إشعار الاستلام وانقر إنشاء ← فاتورة شراء. سيُنشئ النظام الفاتورة بجميع البيانات تلقائياً. أو يمكن إنشاؤها من أمر الشراء مباشرة.
تحقق من رقم فاتورة المورد
في حقل رقم فاتورة المورد، أدخل الرقم الموجود على الفاتورة الورقية المستلمة. هذا مهم لمطابقة الوثائق وتفادي دفع الفاتورة مرتين.
راجع المبالغ والضرائب
تأكد من تطابق المبالغ مع فاتورة المورد الورقية. تحقق من ضريبة القيمة المضافة إذا انطبقت، ومن أي خصومات متفق عليها.
ثبّت الفاتورة
انقر إرسال. يُسجَّل القيد المحاسبي: مدين حسابات الموردين / دائن المصاريف أو المخزون. الفاتورة الآن معلقة للدفع.
فاتورة بدون استلام بضاعة (للخدمات)
لفواتير الخدمات (إيجار، صيانة، اشتراكات)، يمكن إنشاء فاتورة الشراء مباشرة بدون إشعار استلام، بتفعيل خيار الاستلام في الفاتورة.
تسوية المدفوعات للموردين
تسجيل الدفعات وإغلاق الفواتير
أنشئ إدخال الدفع
من فاتورة الشراء، انقر إنشاء ← إدخال دفع. أو من المحاسبة ← إدخال الدفع ← + جديد واختر دفع للمورد.
حدد الفاتورة والمبلغ
في جدول مراجع الدفع، اربط الدفعة بالفاتورة (أو أكثر من فاتورة). حدد المبلغ المدفوع — يمكن دفع جزء من الفاتورة والباقي لاحقاً.
حدد حساب الدفع
اختر الحساب البنكي أو الصندوق الذي خرجت منه الدفعة. حدد تاريخ الدفع الفعلي وأي مرجع (رقم تحويل بنكي، شيك...).
ثبّت الدفعة
انقر إرسال. يُسجَّل القيد المحاسبي تلقائياً. إذا سُدِّدت الفاتورة بالكامل، تصبح حالتها مدفوعة . وتظهر في تقرير كشف حساب المورد.
نصيحة: الدفعات المقدمة
لتسجيل دفعة مقدمة لمورد قبل وصول الفاتورة، أنشئ إدخال دفع من نوع دفعة مقدمة. عند وصول الفاتورة، يمكنك تسوية المبلغ المقدم منها تلقائياً.